Origen de Datos de la Tabla Dinámica

Para crear una Tabla Dinámica es necesario contar con información organizada en una hoja de Excel.

Esta información debe estar clasificada. Por ejemplo, imagina que tenemos una serie de datos de clientes junto con su dirección. Así, pudiéramos tener los datos ordenados y clasificados en la siguiente manera:

  • Clave de Cliente.
  • Nombre de Cliente.
  • Calle.
  • Colonia.
  • Delegación o Municipio.
  • Ciudad.
  • Estado.
  • País.
  • …y así por el estilo.

Teniendo clasificada la información de esta forma, se pudieran hacer consultas para localizar cierto cliente o cierta dirección, ya sea usando la función de Búsqueda o haciendo uso de Filtros.

Sin embargo, para contabilizar los datos de manera rápida y clasificada, se requiere el uso de la Tabla Dinámica.

Por ejemplo:

  • Cuántos y cuáles son los clientes que existen por Códigos Postales.
  • Cuántos y cuáles son los clientes que existen por Estado.
  • Cuántos y cuáles son los clientes que existen por Ciudad.
  • … y así por el estilo.

O combinaciones de éstos (Creación de matriz de datos):

  • Cuántos y cuáles son los clientes que existen por:
  • —Estado
  • —–Ciudad
  • ——-Códigos Postales

Aunque la información deberá estar en una hoja de Excel, esta se pudiera extraer de otra hoja de Excel, de una base de datos (Access, SQL Server), de un sitio Web, de un archivo de texto, mediante conexiones ODBC, entre otros. En otras palabras, se debe especificar o escoger, el Origen de Datos.

No importa la cantidad de información que se desee analizar, Excel tiene la capacidad de hacer un informe de datos inclusive si los datos ocupan toda la capacidad de espacio de una hoja de Excel, es decir, hasta la celda XFD1048576. Su única limitante, será la capacidad del procesador y memoria de nuestra computadora.

Ejercicio:

Plantilla de Informe de Ventas para Tabla Dinámica.

 

 

A manera de ejemplo, la información que vamos a trabajar será de otro archivo de Excel. Así que lo primero será descargar el Informe de Ventas de las plantillas disponibles de Excel, para utilizarlo como Origen de Datos y realizar nuestros ejercicios.

 

Ver vídeo:

Importar plantilla Informe de Ventas y Organizar información del origen de datos

 

 

 

  • Una vez organizada la información, debemos escoger las columnas y filas a analizar (rango de datos).

 

Nota:Debemos asegurarnos de que el rango tiene encabezados de columna o que se muestran los encabezados en la tabla y que no hay ninguna fila en blanco en el rango o en la tabla.

 

 

Comments

  1. andreabop says

    Tengo datos bibliograficos en varias columnas como titulo, autor, editorial, etc. algunos de ellos se repiten porque son diferentes ediciones del mismo titulo, para saberlo hay una columna que contiene el numero topografico que tiene ademas el año de publicacion. La tabla dinamica me ayuda a ver si un titulo tiene mas de una edicion, pero ¿es posible borrar datos de origen desde la tabla dinámica?, he encontrado el proceso contrario, es decir, borrar datos de origen y que ya no aparezcan en la tabla dinamica, pero no el proceso para borrar datos de origen desde la tabla dinamica. Gracias por la ayuda

    • Solme Omar Bustos Rodriguez says

      Andrea:

      La tabla dinámica es como una fotografía del origen de datos, motivo por el cual, no puedes eliminar el dato de la tabla dinámica y que se borre en el origen de datos.

      Saludos.

  2. Keiko says

    Tengo distintos archivos ( mes a mes)con la misma estructura. En un archivo destinto a ellos, necesito hacer una dinamica y que el origen de los datos apunte a un archivo de mes especifico segun el valor de una celda. Como puedo hacer el origen dinamico? Gracias por la ayuda.

    • Solme Omar Bustos Rodriguez says

      Requieres elaborar una macro (vba) donde leas el mes de la celda que mencionas y luego ‘mandar’ ese valor a una secuencia que construya el origen de datos, y luego, actualizar los datos. Por ejemplo:

      […]

      For Each wk In ActiveWorkbook.Sheets

      Set wk = Worksheets(wk.Name)

      For Each pt In wk.PivotTables

      If pt.Name Like “*TDA*” Then
      pt.ChangePivotCache ActiveWorkbook. _
      PivotCaches.Create(SourceType:=xlDatabase, SourceData:= _
      “Hoja1!R3C2:R2000C25″)
      Else
      pt.ChangePivotCache ActiveWorkbook. _
      PivotCaches.Create(SourceType:=xlDatabase, SourceData:= _
      “Hoja2!R3C2:R2000C25″)
      End If

      pt.PivotCache.MissingItemsLimit = xlMissingItemsNone

      pt.ManualUpdate = False
      pt.PivotCache.Refresh
      Range(“A1″).Select

      Next pt
      Next wk

      [..]

      Saludos.

  3. Patricia says

    Tengo una duda, no sé si puedan ayudarme, tengo una base de datos en excel de noticias en distintos medios de comunicación, hice una gráfica de impacto o sea a quien se dirigen las noticias y quienes en realidad las reciben (en otra hoja del mismo libro) y luego para tener más detalles creé una tabla dinámica para ver los tipos de noticias publicadas (en un tercer libro), mi pregunta es: normalmente al mover los datos de base deberían cambiar las tablas dinámicas o debo actualizarlas manualmente cada vez que realizo un cambio de información? Espero en verdad alguien me pueda ayudar porque me están haciendo sufrir esas tablitas jajajaj, muchas gracias

    • Solme Omar Bustos Rodriguez says

      Hola Paty:

      Normalmente, lo debes actualizar manualmente: Menú Datos -> Actualizar todo.

      Sin embargo, existe la opción de que cada vez de que abras el libro de Excel, donde se localiza tu tabla dinámica, se haga de forma automática:

      Botón derecho sobre la tabla dinámica -> Opciones de Tabla Dinámicas -> Ficha Datos -> clic en casilla Actualizar al abrir el archivo:

      Actualización Automática

      Espero te sea útil esta opción.

      Saludos.

  4. Laura says

    Veo que el tema no es tan complicado pero lo que no entiendo es: ¿Cuales son los criterios para ubicar los campos?, he investigado que se usan de acuerdo a la necesidad o a una pregunta que se deseé contestar pero necesito que nos orienten más sobre eso. Luego. otra cosa, como vuelvo a poner el PANEL DE CAMPOS si lo he cerrado. ???? Gracias por la ayuda ;(

    • Solme Omar Bustos Rodriguez says

      Que tal Laura: El criterio para ubicar los campos tiene mucho que ver sobre qué quieres presentar. Sólo imagina que la información debe ir agrupada y que ésta va ir detallándose en subgrupos. Por ejemplo, si fueras un gerente de ventas:

      Gerente->Región->Artículo->Fecha de Venta->$ Venta

      Así tendrías las ventas por Gerente o Gerente por Región o Gerente por región y por artículo y así sucesivamente.

      Para poder abrir la lista de campos es fácil: Da clic derecho en la tabla dinámica y seleccionas Mostrar lista de campos. Otra manera: Clic en la tabla dinámica, y en los menús nuevos -que aparecen en la zona de menús- clic en Opciones y luego clic en el botón de Lista de Campo.

      Por si te interesa, el próximo sábado 16 de junio, tengo programado curso online introductorio a las tablas dinámicas: http://www.tablasdinamicasexcel.com/CursoPresencial/curso-online/

      Quedo a tus órdenes.

  5. mario ortiz pulido says

    LES AGRADESCO ANTES QUE NADA POR LA INFORMACION Y EJEMPLIFICACION SOBRE TABLAS DINAMICAS Y REALMENTE ME FUE DE GRAN AYUDA Y MUY SENCILLA LA EXPLICACION A.T.T.E MAYO1701

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